所謂管理職能，是管理過程中各項行為的內容的概括，是人們對管理工作應有的一般過程和基本內容所作的理論概括。
管理職能一般是根據管理過程的內在邏輯，劃分為幾個相對獨立的部分。劃分管理的職能，并不意味著這些管理職能是互不相關、截然不同的。劃分管理職能，其意義在于：管理職能把管理過程劃分為幾個相對獨立的部分，在理論研究上能更清楚地描述管理活動的整個過程，有助于實際的管理工作以及管理教學工作。劃分管理職能，管理者在實踐中有助于實現管理活動的專業化，使管理人員更容易從事管理工作。在管理領域中實現專業化，如同在生產中實現專業化一樣，能大大提高效率。同時，管理者可以運用職能觀點去建立或改革組織機構，根據管理職能規定出組織內部的職責和權力以及它們的內部結構，從而也就可以確定管理人員的人數、素質、學歷、知識結構等。
確定管理職能對任何組織而言都是極其重要的，但作為合理組織活動的一般職能，究竟應該包括哪些管理職能？管理學者至今仍眾說不一。
最早系統提出管理職能的是法國的法約爾。他提出管理的職能包括計劃、組織、指揮、協調、控制五個職能，其中計劃職能為他所重點強調。他認為，組織一個企業，就是為企業的經營提供所有必要的原料、設備、資本、人員。指揮的任務要分配給企業的各種不同的領導人，每個領導人都承擔各自的單位的任務和職員。協調就是指企業的一切工作都要和諧地配合，以便于企業經營的順利進行，并且有利于企業取得成功?？刂凭褪且C實一下是否各項工作都與已定計劃相符合，是否與下達的指示及已定原則相符合。
在法約爾之后，許多學者根據社會環境的新變化，對管理的職能進行了進一步的探究，有了許多新的認識。但當代管理學家們對管理職能的劃分，大體上沒有超出法約爾的范圍。古利克和厄威克就管理職能的劃分，提出了著名的管理七職能。他們認為，管理的職能是：計劃、組織、人事、指揮、協調、報告、預算。
哈羅德·孔茨和西里爾·奧唐奈里奇把管理的職能劃分為：計劃、組織、人事、領導和控制。人事職能的包含意味著管理者應當重視利用人才，注重人才的發展以及協調人們活動，這說明當時管理學家已經注意到了人的管理在管理行為中的重要性。
本世紀60年代以來，隨著系統論、控制論和信息論的產生以及現代技術手段的發展，管理決策學派的形成，使得決策問題在管理中的作用日益突出。西蒙等人在解釋管理職能時，突出了決策職能。他認為組織活動的中心就是決策。制定計劃、選擇計劃方案需要決策；設計組織結構；人事管理等也需要決策；選擇控制手段還需要決策。他認為，決策貫穿于管理過程的各個方面，管理的核心是決策。
美國學者米和?？怂乖诳偨Y前人對管理職能分析的基礎上，提出了創新職能，突出了創新可以使組織的管理不斷適應時代發展的論點。
管理職能的變化和社會環境的變化有密切的關系。在法約爾時期，企業的外部環境變化不大，市場競爭并不激烈，管理者的主要工作是做好計劃、組織和領導工人把產品生產出來就萬事大吉了。在行為科學出現之前，人們往往對管理的活動側重于對技術因素及物的因素的管理，管理工作中強調實行嚴密的計劃、指揮和控制。但自霍桑實驗之后，一些學者在劃分管理職能時，對有關人的因素的管理開始重視起來，人事、信息溝通、激勵職能開始提出。這些職能的提出，體現了對管理職能的劃分開始側重于對人的行為激勵方面，人事管理被提到比較重要的地位上來。20世紀50年代以后，特別是60年代以來，由于現代科學技術的發展和諸多新興學科的出現，管理學家又在管理職能中加進了創新和決策職能。決策理論學派的代表人物西蒙提出了決策職能，決策職能從計劃職能中分化出來。他認為決策貫徹于管理的全過程，管理的核心是決策。管理的決策職能不僅各個層次的管理者都有，并且分布在各項管理活動中。創新職能源于70年代后的世界環境的劇變。創新職能的提出，也恰恰反映了這一時代的歷史背景。我們可以預見，隨著科學技術的不斷發展和社會生產力水平的提高，管理職能的內容和重點也會有新的變化。
實際上，管理的行為主體是組織，而組織是運動變化的，當組織要素如組織環境、管理主體和管理客體三者發生變化時，管理行為和職能應隨之發生變化。在一般的管理中，組織目的通常不會發生太大的變化，一般以組織所有者的利益作為組織目的。但組織環境、管理主體、管理客體卻因組織自身條件和外部條件的不同而具有很大的差異性，工廠管理與商店管理、大型跨國公司的管理與小作坊的管理、高素質人才的管理和簡單勞動工人的管理等等顯然都具有很大的差異性，因而體現在管理方式和手段上也就有著很大的不同，這就要求對于不同的組織環境、管理主體、管理客體，在管理手段和方式上也有所不同，管理的職能也有所不同。例如，對于軍人，命令應當是最佳的職能，而對于現代高素質的人才，激勵、鼓勵也許是應當采用的職能。
從不同管理理論關于管理職能的討論中可以看出三點：
一、管理職能應隨著組織的不同而不同
管理職能總是與組織環境、管理主體、管理客體相聯系的，實際上并沒有所謂的管理職能，任何優秀的管理職能和技巧總是相對于特定的組織環境、管理主體、管理客體，有什么樣的組織要素，就應有相應的管理職能。當組織環境、管理主體、管理客體發生變化時，管理職能就應相應地做出改變。管理職能的劃分不可能存在一套如管理過程學派所說的“典型的”職能這一固定的模式，可以到處運用，放之四海而皆準。管理職能的不確定性就要求我們在使用管理職能的時候首先要進行組織要素的分析。
二、管理職能的劃分隨各學派對管理過程的認識不同而不同
管理學家對管理職能的劃分認識不一，并不僅是因為有關管理學者因所處的時代、環境等條件不同而導致對管理職能的劃分界定不同，而是因為已劃分的各管理職能由于彼此之間并無嚴格的次序和界限，往往互相關聯或交叉表達，不同的關聯或交叉產生了不同的職能劃分。
三、管理職能并不能描述管理過程
在具體的管理過程中，各項職能往往很難劃分得十分清楚。按理來說，一項管理工作總是要首先作決策，再制訂計劃，然后組織實施，最后協調控制整個進程。但實際上，管理人員常常并不是按順序執行這些職能，而是同時執行這些職能。所劃分的這些職能只是描述了管理活動的一般過程，對于具體領域中具體的管理活動并不一定完全與該描述相一致，在管理中實施的職能可能多一項，也可能少一項，尤其是對特殊性質的管理問題而言，更是如此。
